В основе любых отношений лежит деловое письмо общение. Это касается и деловых отношений: они зависят от постоянных встреч, звонков и письменной переписки.
К счастью, все эти технологии делают взаимодействие с другими людьми намного проще и эффективнее. Больше нет необходимости физически присутствовать на встрече, а отправка писем стала мгновенным действием благодаря электронной почте. И все же время от времени ожидается, что вы напишете деловое письмо на бумаге и отправите его по почте.
Почему так? Во-первых, это более профессионально. Во-вторых, это жест, который показывает, что вы вложили больше времени в то, чтобы связаться с конкретным человеком или организацией.
Если вы считаете, что написание настоящих писем слишком сложно, не бойтесь: эта статья для вас. В ней мы рассмотрим все основные аспекты написания личных деловых писем и рассмотрим следующее:
Как написать личное деловое письмо
В чем разница между личным деловым письмом и деловым письмом?
Как оформить личное деловое письмо
Советы и рекомендации по написанию личных деловых писем
Какие универсальные образцы можно использовать при написании личных деловых писем
Давайте начнем с основ.
Что такое личное деловое письмо?
Обычно личное деловое письмо — это то, которое вы пишете как физическое лицо компании или другим лицам в рамках определенного бизнеса. Обычно оно печатается на машинке. Хотя причины и случаи написания письма могут различаться, ваша главная цель обычно носит личный характер, в то время как ваши отношения носят деловой характер. Важно помнить, что личные деловые письма немного отличаются от деловых писем.
Пример личного-делового-письма
В чем разница между личными деловыми письмами и деловыми письмами?
Основная цель личных деловых писем — построение отношений и установление контакта . Однако это касается и деловых писем. Главное отличие между ними в том, что вы пишете личное письмо от своего имени. Ни маркетинговые, ни Ресурс телефонных номеров Кот-д’Ивуара коммерческие письма сюда не подходят.
Причины написать личное деловое письмо , с другой стороны, могут быть разными. Давайте рассмотрим некоторые распространенные ситуации в следующем абзаце.
Основные причины написать личное деловое письмо
Для запроса информации или действия
Самый распространенный пример — письмо государственным служащим или представителю вашего банка. Например, вы хотите получить оптимизация сообщений в блоге с датами выписку из социального обеспечения или запросить кредитный рейтинг. Другой популярный вариант использования — письмо-заявление о приеме на работу.
Поздравить
Для этого существует множество поводов: день рождения, рождение ребенка, годовщина работы, повышение по службе или, например, когда компания, за которой вы наблюдаете, получает внушительное финансирование.
Сказать «спасибо»
Можно быть благодарным за что таиланд списки угодно. Вы можете написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то за встречу или собеседование, за наставничество или за то, что он поделился с вами полезной информацией.
Спасибо
Чтобы продолжить после события
Для этого также существует множество возможных поводов. Вы можете связаться со своим менеджером по найму, с руководителем семинара, со своим страховым агентом или с деловым партнером. Отслеживание — это отличный способ напомнить людям о себе.
Чтобы сообщить о своем решении
Например, при разрыве контракта с поставщиком услуг или принятии предложения о работе вы можете использовать личный формат делового письма, чтобы сделать его более профессиональным.
Сказать «извините»
Если вы не можете присутствовать на мероприятии или любом событии, может быть, более вежливо написать письмо, в котором вы извиняетесь за изменение планов. Его также можно использовать, когда вы выражаете свои сожаления, когда произошло что-то плохое.
Пригласить на мероприятие
Хотя приглашения, как и поздравительные записки, обычно отправляются с карточками, вы можете использовать и личное деловое письмо. Все зависит от уровня формальности.
Приветствовать нового делового партнера
Если у вас появился новый деловой партнер, вы можете отправить письмо как от имени компании, которую вы представляете, так и от своего имени. В последнем случае правильным выбором будет личное деловое письмо.
Какую информацию следует включить в личное деловое письмо?
Давайте теперь посмотрим, каковы основные части личного делового письма . В любом случае, бумага должна состоять из следующего:
В зависимости от цели вашей переписки могут присутствовать и другие элементы. Например, логотип вашей компании (если вы пишете как представитель своей компании) или дополнительная заметка с перечислением вложений, если таковые имеются.
Давайте рассмотрим компоненты более подробно.
Пошаговое руководство: как написать и структурировать личное деловое письмо
Ниже приведено ваше основное руководство по написанию личного делового письма для любого случая. Просто составьте список этих элементов, прежде чем вы начнете составлять свое сообщение. Мы советуем вам сделать шаблон и сохранить его, чтобы, когда случай наступит, вы могли просто заполнить необходимые детали.
Примечание: Эта инструкция следует стилю форматирования блока. Мы поговорим об этом подробнее ниже.
1. Информация об отправителе
Начните с вашего адреса в верхней части страницы. Помните, что вам нужно только название улицы, номер дома, квартиры или помещения (если применимо), почтовый индекс, город и страна для международной переписки. Не включайте здесь свое имя, так как оно будет указано внизу страницы. Также не забывайте избегать сокращений любого рода. Например, напишите «Street» вместо «St.»
2. Дата
Одну пустую строку после адреса отправителя, напишите дату написания письма. Обязательно используйте правильный формат даты в зависимости от вашей страны. Например, в США это будет выглядеть так:
6 марта 2022 г.
и вот так в Великобритании и Европе:
6 марта 2022 г.
3. Информация о получателе
Теперь снова оставьте одну пустую строку после даты и напишите имя и адрес получателя. Используйте соответствующий титул, если ваши отношения с получателем формальные. Не забывайте об ученых званиях, если у человека есть ученая степень. Для адреса следуйте тем же правилам, что и в шаге 1 (Информация об отправителе).
4. Приветствие
Одну пустую строку после предыдущего блока, обратитесь к человеку, которому вы пишете. Начните с «Уважаемый» и используйте соответствующий титул. Помните: если ваш получатель — женщина, и вы не знаете, предпочитает ли она Miss, Mrs. или Ms., используйте нейтральное Ms. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать только имя. После приветствия поставьте двоеточие и оставьте пустую строку.