Пока вы занимаетесь бизнесом, вы ответить на грубое будете получать электронные письма от людей с определенным отношением. Иногда клиенты, коллеги или партнеры могут требовать от вас информацию, даже не попросив вежливо, не используя такие простые манеры, как «Не могли бы вы» и «Спасибо». Кроме того, вы получите людей, которые будут говорить вам, как вам следует вести свой бизнес, и то, что вы делаете прямо сейчас, неправильно. Кроме того, вы получите странные электронные письма от какого-то человека, которого оскорбляет все в его жизни. И хотя мы не можем остановить получение таких электронных писем от людей, есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы избавить себя от многих проблем и оставаться профессионалом в сложных ситуациях.
Создайте профессиональную подпись в электронном письме, чтобы ответить на грубое электронное письмо
Действия перед тем, как ответить на гневное письмо
Возможно, вам повезло иметь дружелюбных коллег и замечательных клиентов, но каждый может столкнуться с ситуацией, когда нужно решить, как ответить на неприятное электронное письмо.
1 Сделайте глубокий вдох, прежде чем общаться с грубыми клиентами или коллегами
Итак, вот оно, грубое, непрофессиональное и гневное сообщение в вашем почтовом ящике. Конечно, вы можете выбрать, чтобы выпустить пар и немедленно ответить вашему «обидчику». Но прежде чем принять какое-либо необдуманное решение, остановитесь и подумайте. Стоит ли эта ситуация вашего времени и энергии? Как она повлияет ответить на грубое на ваш профессиональный имидж? Какая разница, если вы никогда не отвечали на это письмо? Помните, что одно из преимуществ писем заключается в том, что вам не нужно отвечать немедленно. Поэтому дайте своему темпераменту сначала успокоиться и тщательно спланируйте свой ответ.
2 Убедитесь, что вы правильно поняли грубое письмо
грубый-язык-тон-голос
Перечитайте письмо, чтобы убедиться, что вы все правильно поняли. Иногда шутки, сарказм и некоторые культурные различия могут быть восприняты как грубость. Кроме того, вам может понадобиться проверить, не имели ли коллеги уже дело с этим человеком. Возможно, такой стиль общения вызван каким-то неудачным опытом работы с вашей компанией.
3 Определите намерение отправителя
Представьте, что вы только что прочитали следующее саркастическое сообщение от своего директора: «Джон, надеюсь, ты выкроишь немного времени в своем плотном графике, чтобы сделать брошюры сегодня!» Независимо от того, расстроены Ресурс телефонных номеров Индии ли вы или кипите от ярости, никогда не отвечайте вопросом наподобие «Что ты пытаешься сказать?», «Что это должно значить? Я закончил их давным-давно!» Вместо этого сохраняйте спокойствие ответить на грубое и попросите у начальника дополнительную информацию: «Все брошюры готовы, кроме той, которую нужно сдать в пятницу. Тебе нужно, чтобы я закончил ее раньше?.
4 Подумайте о том, чтобы проигнорировать грубое электронное письмо
Как я уже упоминал выше, иногда лучше проигнорировать гневное письмо, чтобы сэкономить время и энергию. Если вы имеете дело с грубыми клиентами и не можете позволить себе игнорировать их жалобы, будьте терпеливы и всегда оставайтесь профессионалами. Часто клиенты не утруждают себя чтением руководства пользователя, лицензионного соглашения на программное обеспечение или любой другой информации, доступной проверьте факты вашего контента на вашем сайте, но они злятся и расстраиваются из-за вашего «ужасного» продукта и могут выместить это на вас по электронной почте. В этом случае хорошей идеей будет сделать несколько заметок о том, что говорят эти люди, чтобы вы могли либо добавить эту информацию на страницу «Часто задаваемые вопросы», либо создать отдельный пост вокруг нее, чтобы вы всегда направляли клиентов на эти страницы.
игнорировать-грубое-сообщение
5 Сделайте копию грубого письма
Хотя понятно, как вести себя с недоброжелательными, агрессивными клиентами, может быть нелегко справиться с грубостью на рабочем месте. Когда таиланд списки электронное письмо вашего коллеги кажется вам грубым и неуважительным, может быть сложно знать, как на него реагировать. Вот несколько советов о том, как обращаться с грубыми коллегами:
Не будьте грубы в ответ. Обычно провокатор ожидает получить от вас быструю реакцию. Дадите ли вы ему такое удовлетворение? Сохраняйте спокойствие и профессионализм или просто проигнорируйте сообщение. Когда ответ не приходит, вы заставляете отправителя страдать.
Если грубые, оскорбительные электронные письма продолжают приходить, обязательно сохраните их, чтобы использовать в качестве доказательств.
6 В случае преследования сообщите об этом в отдел кадров
Проверьте полученное письмо на наличие оскорбительных выражений. Если сообщение содержит оскорбительные высказывания или личные нападки, не стесняйтесь обратиться к своему менеджеру или в отдел кадров.
7 Проверьте, есть ли копия письма
cc-получательОтвечая на неприятные письма, будьте осторожны и помните, что не каждое письмо является личным. Прежде всего, убедитесь, что ответить на грубое никто не получил копию этого письма. Однако помните, что где-то может быть спрятана BCC или получатель может переслать ваш ответ кому-то без вашего ведома. Поэтому важно исключить эмоции из своего ответа, потому что это не должно плохо отразиться на вас.
1 Соблюдайте сетевой этикет электронной почты
Сетевой этикет — это правильный способ взаимодействия с другими людьми в Интернете. Когда дело доходит до переписки по электронной почте, помните, что ваши сообщения должны быть краткими и по существу, так как некоторые получатели могут читать ваш текст со смартфона или планшета. Следите за грамматикой и орфографией, чтобы избежать недопонимания. Избегайте использования заглавных букв в своих электронных письмах, так как они часто воспринимаются как крик. Не отправляйте оскорбительные или угрожающие замечания, так как они могут вызвать обиды. И включите профессиональную подпись электронной почты , содержащую ваш номер телефона, что позволит получателю связаться с вами, если ему понадобится поговорить с вами лично.