Это сообщение, посредством деловое письмо которого один человек просит другого человека или группу людей сделать что-то. В профессиональном мире людям может потребоваться запросить дополнительную информацию, пожертвования, платежи и многое другое. Часто написание деловых писем-запросов занимает много времени, но как только вы узнаете, как начать сообщение, что сказать и как все структурировать, вы станете намного быстрее.деловое письмо
Изображение предоставлено Pinterest
Формат и структура делового письма-запроса
Если вы не знаете, как написать деловое электронное письмо/письмо с запросом, попробуйте модель RAP.
РАП означает:
Р – причина написания;
A – запрошено действие;
P – вежливое и профессиональное завершение.
Прежде всего, укажите причину письма. Используйте такие фразы, как «Это для того, чтобы сообщить вам, что…» или «Я пишу о…». Затем напишите о действии, которое вы хотите, чтобы они выполнили. Помните, что короткие и простые предложения делают ваше письмо понятным и легким для чтения. Например, «Не могли бы вы отправить мне…?», «Пожалуйста, позаботьтесь о…», «Можете ли вы, пожалуйста, доставить…?», «Я был бы признателен, если бы вы могли отправить мне…». Вы также можете объяснить причину своей просьбы: «Это позволит мне…», «Таким образом, мы можем…», «Это поможет нам…». Затем закончите вежливым деловое письмо и профессиональным заключением, например: «Спасибо за ваше внимание к этому вопросу», «Спасибо за вашу помощь», «С нетерпением жду вашего ответа», «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы» и т. д.
Вот простой пример делового письма-запроса:
Уважаемая г-жа Ричарт
Я пишу Вам по поводу нашей встречи в понедельник. (Причина). Не могли бы Вы прислать мне пересмотренную повестку дня к концу этой недели? (Действие)
Спасибо за Ваше время и помощь. (Вежливое завершение)
С наилучшими пожеланиями,
Натали Полли
Директор по продажам
компании ABC
Ну и что? Хотя модель RAP великолепна, это всего лишь базовая формула, и есть еще несколько важных вещей, которые следует учитывать, если вам нужно научиться писать деловое письмо с просьбой о чем-либо.
1 Используйте фирменные заготовки
Фирменный бланк — еще один отличный способ бесплатного продвижения вашего бизнеса. Он также может повлиять на решения ваших получателей. Кроме того, письмо, написанное на фирменном бланке, может вызвать больше доверия, чем письмо на простом белом листе от безликой компании.
2 Используйте правильные шрифты
Стандартный размер шрифта для делового Ресурс телефонных номеров Израиля письма-запроса — 12. Шрифт должен быть Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana или Courier New. Избегайте использования любых художественных шрифтов. Если у вашего письма фирменный бланк, он может быть другого размера и стиля шрифта. Говоря о стиле шрифта, избегайте использования разных стилей в 
3 Ваш адрес
Укажите свою контактную информацию (адрес отправителя) в первой части письма. Эта информация обычно указывается на фирменном бланке. Для писем без фирменного бланка следует добавить адрес отправителя. Однако не пишите имя или должность отправителя, поскольку они будут включены в конец письма. Напишите только название улицы, город, штат и почтовый индекс. Используйте все заглавные буквы для названия страны.
Например,
Браун Стрит 111,
69115 Гейдельберг,
ГЕРМАНИЯ
4 Дата
Поставьте дату сразу после адреса отправителя. Обязательно оставьте одну пустую строку между адресом отправителя и датой. Предпочтительно 17 лучших сервисов сокращения url-адресов 2023 года использовать день, когда было заполнено письмо-запрос, а не дату его начала. Обратите внимание на формат даты. Если ваша целевая компания находится в США, используйте американский формат даты (в порядке «месяц-день-год», например, 22 мая 2022 г.). Для компаний за пределами США используйте альтернативный формат (в порядке «день-месяц-год», например, 22 мая 2022 г.).
5 Адрес получателя
Затем оставьте одну пустую строку после таиланд списки даты и добавьте контактную информацию получателя.
Доктор Роберт Хоффман
Radiologische Facharztpraxis
ам Мариенхаус MVZ GmbH
Альстатер Штрассе 25
Мангейм 68159
ГЕРМАНИЯ
#6 Тема письма-запроса
Хотя тема письма не является обязательной в деловом запросе, она служит для того, чтобы немедленно донести до читателя, о чем сообщение. Она должна быть очень короткой и по существу.
тема письма
Если вы предпочитаете британский английский, поместите тему письма между приветствием и основной частью письма. Например:
Уважаемая г-жа Брэдшоу,
Тема: Приказ № 212/03
Я пишу относительно вышеуказанного приказа, …
В американском английском тему письма следует деловое письмо указывать между внутренним адресом и приветствием.
Тема: Приказ № 212/03
Уважаемая г-жа Брэдшоу,
Я пишу относительно вышеуказанного приказа, …
Чтобы отделить тему от текста письма, вы можете использовать жирный шрифт или заглавные буквы, набрать «Тема:» или «Re:» (если вы отвечаете на письмо).
7 Добавьте официальное приветствие
Если вы не знаете никого в компании, которой пишете, крайне важно узнать имя и должность человека, с которым вы будете общаться. Люди с большей вероятностью ответят, если к ним обратиться напрямую и по имени. Никто не любит получать так называемые «Кому это может быть интересно» письма. Более того, читатель может подумать: «Ладно, это меня не касается. Я не хочу продолжать читать».
Независимо от того, отправляете ли вы свое сообщение по почте или по электронной почте, важно начать с правильного приветствия в начале. Чтобы задать правильный тон для ваших деловых сообщений, используйте следующие примеры приветствий:
«Уважаемый мистер Ривера»,
«Уважаемые господин и госпожа Ривера»,
«Уважаемый господин Макс Ли».
Если ваше электронное письмо предназначено для группы людей, подумайте о ваших отношениях с ними. Если вы хорошо их знаете и установили хорошие отношения, вы можете использовать что-то неформальное, например «Привет всем», «Привет, команда». Для более официальных писем вы можете использовать приветствия, например «Уважаемые коллеги» или «Уважаемый отдел контроля качества».
Если вы пишете небольшой группе людей (около пяти получателей), вы можете использовать «привет» или «дорогой» плюс их имена. Например:
«Дорогие Джек, Роза и Майк»
Если вы связываетесь с группой людей, но ожидаете действий только от некоторых из них, воспользуйтесь функцией «Копия» (копия).
Ваше приветствие по электронной почте будет выглядеть следующим образом:
«Привет, Тим, Роберт и Джефф. Ставлю копию Саманте, Элис, Тине и Маркусу для видимости, никаких действий не требуется».
Персонализация — это все, если вы отправляете деловое письмо стандартное холодное письмо и хотите удержать внимание получателя. Поэтому обязательно проведите исследование, чтобы найти хотя бы имя получателя. Или вы можете пойти еще дальше и показать получателю, что вы провели исследование, упомянув некоторые общие интересы. Например:
«Элис, на твоей странице в Facebook упоминается, что тебе нравится «Нью-Йорк Никс», и мне тоже».
Если вы знаете, что получатель живет в Германии, вы можете начать с «Hallo Herr Koh» и других немецких приветствий.
Иногда бывает непросто определить пол человека. Например, такие имена, как Робин, Джейми или Кэмерон, могут быть как мужскими, так и женскими. (Кэмерон Диас — известная американская актриса; Кэмерон Кроу — американский актер, продюсер и сценарист). В таких случаях вы можете попробовать выполнить поиск на LinkedIn или на веб-сайте компании человека. Если поиск не дал результатов, вы можете опустить титул и продолжить с полным именем получателя. Например, «Дорогая Кэмерон Диас».
Если у вас нет контактного имени, используйте следующие общие приветствия:
“Уважаемый Господин или Госпожа,”
“Для предъявления по месту требования,”
«Уважаемый менеджер по маркетингу».
8 Напишите краткое содержание вашего письма
Это для того, чтобы обобщить информацию, которую вы отправляете. Резюме обычно содержит от двух до пяти предложений.
9 Добавьте пояснение к запросу
Расскажите получателю, почему вы о чем-то просите и почему эта услуга важна.
«Я восхищаюсь вашей работой уже много лет и уважаю ваш опыт копирайтинга. Моя команда и я были бы признательны, если бы вы написали пресс-релиз о нашем новом приложении. Это позволит нам представить продукт французской аудитории и, надеюсь, выйти на новые рынки».
#10 Официальное закрытие
Хороший способ профессионально закончить письмо-запрос или сообщение электронной почты — выразить свою признательность и уважение. Наиболее распространенные заключительные фразы:
“С уважением,”
“С наилучшими пожеланиями,”
“Искренне,”
«Спасибо за ваше внимание»,
“Спасибо за помощь,”
«С нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время».
Избегайте таких заключительных фраз, как «Увидимся позже», «Поговорим позже», «Тепло». Они неуместны в деловой переписке и могут показаться непрофессиональными или резкими.
11 Подпись
Когда вы пишете бумажное письмо, уместно деловое письмо закончить его своей собственноручной подписью и именем. Для электронных писем добавьте профессиональную подпись после официального закрытия, чтобы получатель знал, кто вы. Основные элементы правильной деловой подписи электронной почты должны включать ваше полное имя, должность, компанию и номер телефона. Вы также можете добавить свою фотографию, ссылки на веб-сайт вашей компании и профили в социальных сетях.