Это официальное письмо, которое клиенту письмо люди пишут, чтобы попросить человека или группу людей встретиться с ними. Им может потребоваться организовать встречи с менеджером, руководителем, клиентом или деловым партнером.
письмо-запрос-назначение
Когда и почему следует писать письмо с просьбой о приеме?
Письмо с просьбой о встрече обычно пишется для того, чтобы побудить людей встретиться с вами для обсуждения деловых возможностей или других важных вопросов.
Что должно включать в себя ваше письмо с просьбой о приеме на прием?
Причина встречи
Независимо от того, знаете ли вы уже клиента или это ваше первое электронное письмо ему/ей, после приветствия следует указать причину.
«Мы вчера говорили с вами по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон»;
«Мы хотели бы предложить вам наши средства по уходу за волосами, потому что…»
Место
Даже если вы уверены, что клиент знает адрес вашего офиса и вы собираетесь провести эту встречу в том же месте, обязательно укажите, где именно состоится встреча.
«Если вам это интересно, мы можем встретиться 20 июля в 11:00 в нашем офисе (адрес) и обсудить наше дальнейшее сотрудничество».
Укажите дату и время приема.
«Вам подойдет понедельник, 20 июля в 11? Или мы доступны в понедельник, 20 июля в 16:00 или во вторник, 21 июля в 10:00».
Продолжительность встречи
Сообщите получателю, сколько времени займет встреча. Это покажет, что вы цените его/ее время и хотите облегчить ему/ей планирование дня.
«Вы готовы к 15-минутной встрече 12 мая в 9:30 утра в нашем офисе»;
«Мы просим вас уделить нам 20 минут для краткой презентации».
requst-letter-элементы
Какую пользу получит ваш клиент от встречи
Составляя клиенту письмо с просьбой о встрече, помогите ему/ей понять преимущества.
«Мы провели комплексное исследование вашей компании и считаем, что у нас есть для вас взаимовыгодное деловое предложение»;
«Хотите ли вы поговорить по телефону в течение 15 минут, чтобы узнать, насколько мы можем сократить ваши расходы?»
Запросить продолжение после встречи
Чтобы продолжать укреплять доверие и развивать отношения с клиентами, вам необходимо поддерживать с ними связь.
«Мы свяжемся с вами через несколько дней, чтобы ответить на все ваши вопросы и, возможно, организовать еще одну короткую встречу».
Как оформить официальное письмо-запрос на назначение
Написание эффективного, отточенного Ресурс телефонных номеров в Италии письма-заявки на встречу с клиентом может быть простой задачей, если придерживаться некоторых общих правил. Так как же выглядит хорошее письмо-заявка на встречу,
1. Используйте фирменную заготовку
Фирменный бланк показывает получателю, что ваша компания авторитетна и профессиональна. Он вызывает больше доверия, чем письмо/электронная почта от безликой компании.
2. Добавьте информацию об отправителе
Эта информация указывает, от кого пришло письмо (например, Майк Брэдшоу, компания ABC). Введите свое имя и адрес в правом верхнем углу страницы. Если вы запросили встречу по электронной почте, вы можете пропустить эту часть. Чтобы состояние генеративного ии убедиться, что получатель потенциально откроет ваше письмо, ответьте себе на вопрос: «Какой компании вы бы предпочли, чтобы вам ответили? Той, которая связывается с вами с infoли той, которая использует небрендовый адрес электронной почты, наприме
3. Дата
Важно поставить дату на бланке, особенно когда вы запрашиваете ответ. Вы также можете пропустить эту часть, если отправляете электронное письмо, а не физическое письмо.
4. Уведомление по прибытии
Если письмо личное, вы можете указать это, написав «ЛИЧНОЕ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО». Печатайте заглавными буквами.
5. Используйте правильные шрифты
Какие шрифты и размеры шрифтов лучше всего использовать для письма о встрече? Помните, что ваше сообщение должно быть легко читаемым и понятным. Отдавайте предпочтение шрифтам достаточно большого размера, чтобы получателю не таиланд списки приходилось щуриться или увеличивать масштаб, чтобы прочитать ваше письмо. Не выбирайте слишком большой размер шрифта, так как это может сделать ваше сообщение слишком длинным. В идеале ваш текст должен хорошо помещаться на одной странице. Рекомендуемые шрифты: Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri и Courier New. Выберите размер шрифта 14 или 16 пунктов для заголовков и размер шрифта 10 или 12 пунктов для всего письма. Избегайте написания только заглавными буквами. Это может затруднить чтение вашего сообщения и может показаться невежливым.
шрифты-разница
6. Форматируйте текст в блоки.
При написании делового письма желательно выравнивать весь текст по левому краю и использовать одинарный интервал между строками. Между абзацами используйте двойной интервал.
7. Добавить подпись
newoldstamp-email-signature-пример-hr-менеджер
Электронная почта считается одним из официальных каналов делового общения. Даже если вы подготовили письмо с запросом на прием на официальном бланке, рассмотрите возможность отправки его по электронной почте и прикрепления документа.
Избегайте заканчивать письмо с запросом на прием простыми фразами «Деннис Крафт, компания ABC», «С наилучшими пожеланиями» и «С уважением». Вместо этого выберите более профессиональное завершение, например подпись электронной почты . Красиво оформленная подпись сделает ваше письмо более личным и подчеркнет вашу компетентность. Ваша подпись должна содержать ваше имя, должность и контактную информацию. Вы также можете добавить дополнительный призыв к действию со ссылкой, чтобы принять ваше приглашение. Ознакомьтесь с этими примерами идеальных профессиональных подписей электронной почты.
генератор подписи электронной почты
Советы по написанию хорошего письма-заявки на прием
Исследуйте информацию о вашем клиенте
Когда дело доходит до написания клиенту письма с просьбой о встрече, крайне важно знать, кому вы пишете. Поэтому, прежде чем начать взаимодействие, постарайтесь ответить на следующие вопросы: «Каков бизнес или отрасль вашего потенциального клиента?», «С какими проблемами сталкиваются люди в этой отрасли?», «О чем ваш клиент говорит в социальных сетях?» и т. д.
Четко укажите причину написания письма-запроса
При написании письма-запроса на встречу с клиентом объясните, почему вы запрашиваете эту встречу. Не говорите слишком много о том, чего вы хотите. Вместо этого сосредоточьтесь на получателе и подчеркните выгоды, которые он/она может получить от разговора с вами.
Говори кратко.
Ваше письмо должно быть кратким и по существу. Если вы еще не знаете этого клиента и хотели бы назначить первую встречу с ним/ней, чтобы представить свой продукт или услуги, не пытайтесь предоставить все детали в первом письме. Расскажите о выгоде и выясните, заинтересован ли он/она. Если вы получите ответ «да», предоставьте больше подробностей.
Используйте короткие предложения.
Пишите короткие и легко читаемые предложения, не длиннее 25-30 слов. Избегайте использования сленга и слишком большого количества терминов. Разумный подход — использовать укоротитель предложений на основе ИИ , который автоматически сократит длину предложений, гарантируя их краткость и удобство для чтения.